Cara Kontraktor Memberikan Laporan Progress — Seperti yang Anda tahu, proyek bangun atau renovasi perlu perencanaan terlebih dahulu sebelum memulai pengerjaan.
Dengan perencanaan yang jelas, tiap tahap pengerjaan diharapkan berjalan sesuai rencana dan durasi yang sudah ditentukan dari awal.
Walaupun sudah membuat perencanaan yang jelas dan detail, bukan berarti Anda bisa “lepas tangan” dan mempercayakan sepenuhnya ke kontraktor.
Anda juga harus rutin melakukan monitoring agar bisa tahu sudah sampai tahap mana pengerjaannya, apakah ada kendala yang terjadi di lapangan atau tidak?
Jika Anda tidak punya waktu untuk rutin monitoring langsung ke lapangan, Anda bisa minta kontraktor untuk rutin melaporkan progres pengerjaannya.
Biasanya kontraktor profesional, selalu memberikan laporan progres pengerjaan proyek tanpa harus diminta agar klien bisa lebih tenang dan tetap update mengenai proyeknya.
Tentunya cara kontraktor memberikan laporan progress berbeda-beda. Maka pastikan Anda memilih kontraktor terpercaya karena laporan yang diberikan selalu transparan dan detail.
Bagi Anda yang penasaran bagaimana cara kontraktor memberikan laporan progress pada umumnya, bisa banget buat simk artikel MBD Kontraktor kali ini sampai habis, ya!
Baca Juga: Bagaimana Kontraktor Menangani Perubahan Saat Proyek Berjalan?
Bagaimana Cara Kontraktor Memberikan Laporan Progress ke Kliennya?
Terkadang klien kontraktor masih merasa gelisah dan khawatir, mereka takut proyek konstruksi berjalan tidak sesuai dengan ketentuan di awal yang menyebabkan pembengkakan biaya.
Makanya penting sekali memilih kontraktor terpercaya dan profesional yang siap memberikan laporan rutin mengenai progres pengerjaan.
Ada berbagai cara kontraktor memberikan laporan progress ke kliennya. Simak pembahasan berikut untuk cari tahu caranya!
Rutin Mengirim Laporan Progres Harian atau Mingguan
Kesalahan yang kerap dilakukan kontraktor saat mengerjakan proyek konstruksi kliennya yaitu memberikan laporan saat ditanya.
Padahal, klien butuh laporan yang jelas mengenai perkembangan proyek untuk memastikan apakah pekerjaan berjalan sesuai timeline atau tidak.
Biasanya, kontraktor profesional punya jadwal untuk mengirim laporan perkembangan proyek. Adapun jadwalnya yaitu:
- Laporan harian untuk proyek yang intensif atau skala besar
- Laporan mingguan untuk proyek rumah tinggal atau renovasi skala sedang
Untuk jadwal laporan dikirim sesuai kesepakatan bersama, contohnya setiap hari senin di jam 18.00 WIB.
Dengan memberikan laporan rutin membuat klien merasa lebih aman, percaya, dan semakin yakin kalau proyek benar-benar diawasi.
Melampirkan Foto Before-After Saat Mengirim Laporan
Setiap memberikan laporan, biasanya kontraktor selalu melampirkan foto before-after. Hal tersebut dilakukan karena tidak semua klien paham mengenai istilah teknis proyek konstruksi, sehingga visualnya juga lebih mudah dipahami.
Adapun lampiran foto yang ideal meliputi:
- Area yang dikerjakan pada hari itu
- Perbandingan kondisi sebelum dan sesudah
- Detail pekerjaan yang dikerjakan
- Dokumentasi close-up untuk pekerjaan yang penting
Adanya lampiran foto, klien bisa melihat perkembangan secara real time walaupun tidak datang ke lokasi proyek. Hal ini juga bisa menjadi bukti jika dikemudian hari terjadi kesalahpahaman.
Melampirkan Timeline Proyek & Status Pekerjaannya
Laporan progres biasanya disesuaikan dengan timeline atau jadwal kerja yang sudah disepakati bersama. Biasanya kontraktor selalu menyertakan beberapa hal berikut:
- Target pekerjaan dalam minggu ini
- Apa saja yang sudah tercapai
- Apa yang belum tercapai dan alasannya
- Perkiraan durasi tambahan jika ada revisi
Dengan begitu klien bisa menilai apakah pekerjaan tepat waktu atau ada potensi molor?
Transparansi laporan bisa meningkatkan kepercayaan klien karena mereka tahu kontraktor punya tanggung jawab penuh terhadap proyek.
Memberikan Penjelasan Pekerjaan Proyek Secara Sederhana
Banyak kontraktor selalu menjelaskan progres proyek dengan menggunakan bahasa teknis yang sulit dipahami klien. Contohnya:
“Hari ini pemasangan wiremesh M8 untuk pelat lantai 2 dengan jarak 20 cm”
Klien yang merupakan orang awam mungkin akan bingung dengan penjelasan tersebut karena mereka tidak familiar dengan bahasa teknis.
Makanya kontraktor harus menjelaskannya dengan bahasa sederhana dan mudah dipahami, contohnya:
“Hari ini pemasangan rangka besi untuk lantai 2 agar lebih kuat sebelum melakukan pengecoran”
Intinya, gunakan bahasa yang ringkas, jelas, dan mudah dimengerti klien. Kalau bisa, sertakan ilustrasi atau catatan singkat.
Memberikan Informasi Jika Terjadi Masalah di Lapangan
Banyak orang menganggap kalau proyek yang dikerjakan oleh kontraktor sudah pasti 100% berjalan lancar tanpa kendala. Padahal, anggapan tersebut tidaklah benar.
Bisa saja material yang sudah dipesan pengirimannya terlambat datang, cuaca yang tidak mendukung, atau kondisi di lapangan yang berbeda dari gambar kerja.
Kontraktor profesional dan berpengalaman biasanya tidak akan menyembunyikan masalah yang terjadi di lapangan. Adapun laporannya berisikan:
- Jenis masalah yang ditemukan
- Dampak pada pekerjaan
- Solusi yang ditawarkan kontraktor
- Perkiraan penyesuaian waktu atau biaya
Klien akan sangat menghargai kejujuran kontraktor dalam menangani hambatan proyek konstruksi.
Mencatat Material yang Sudah Digunakan
Laporan progress tidak hanya menunjukkan pekerjaan fisik, tetapi juga penggunaan material. Hal ini penting dilakukan untuk menghindari beberapa hal berikut ini:
- Over budget
- Pemborosan material
- Salah jumlah pembelian
- Ketidaksesuaian RAB
Agar tidak terjadi hal seperti itu, Anda bisa cantumkan beberapa informasi berikut:
- Berapa sak semen yang dipakai hari ini
- Berapa meter besi yang digunakan
- Berapa batang kayu untuk bekisting
- Berapa meter keramik yang sudah dipasang
Semua dicatat secara singkat namun jelas agar klien memahami penggunaan material sesuai rencana.
Baca Juga: Cara Mengawasi Renovasi Rumah Tanpa Harus Selalu di Lokasi
Bagaimana Cara Kontraktor Membuat Laporan Progress?
Setelah memahami cara kontraktor memberikan laporan progress, maka di pembahasan kali ini akan bahas cara membuat laporan tersebut.
Berikut ini beberapa cara kontraktor membuat laporan progress yang biasanya dilakukan:
Langkah pertama dalam membuat laporan progress yaitu mencatat pekerjaan harian di lapangan. Setiap aktivitas seperti pemasangan struktur, pekerjaan dinding, plumbing, kelistrikan, hingga finishing perlu dicatat secara detail.
Catatan ini menjadi dasar laporan mingguan atau bulanan yang dilaporkan kepada klien. Dokumentasi berupa foto, video, dan data ukuran sangat membantu agar klien memahami kondisi lapangan dengan lebih akurat.
Langkah kedua, kontraktor perlu membandingkan pekerjaan yang sudah selesai dengan timeline yang disepakati.
Dengan begitu, klien bisa melihat apakah proyek berjalan sesuai jadwal, lebih cepat, atau mengalami keterlambatan.
Jika terjadi ketidaksesuaian, kontraktor wajib menjelaskan penyebabnya, misalnya cuaca ekstrem, keterlambatan material, revisi desain, atau faktor lapangan lainnya. Sikap transparan ini akan membuat klien merasa lebih aman karena memahami situasi sebenarnya.
Baca Juga: Penyebab Renovasi Rumah Sering Terlambat dan Solusinya
Langkah ketiga yaitu rencana kerja minggu atau bulan berikutnya. Dengan demikian, klien memiliki gambaran jelas mengenai aktivitas apa yang akan dilakukan dalam waktu dekat, serta target pencapaiannya.
Hail ini membantu klien memahami alur pengerjaan dan mempermudah koordinasi dengan pihak lain seperti penyedia material atau desainer interior.
Itulah beberapa cara yang biasanya dilakukan oleh kontraktor untuk membuat laporan progress.
Bagi Anda yang ingin bangun rumah dan ingin mendapatkan laporan progress transparan, bisa banget percayakan MBD Kontraktor.
Anda bisa langsung klik KONSULTASI GRATIS sekarang untuk memulai konsultasi bersama tim kami!
